Dans le cadre de la sécurisation de archives physiques, le Directeur Général de la Caisse Autonome d'Amortissement (CAA) lance un Appel d’Offres National Restreint en Procédure d’urgence pour le Recrutement d’un Consultant en charge de la réalisation de la phase pilote de dématérialisation des archives à la Caisse Autonome d’Amortissement.

Les prestations, objet du présent Appel d'Offres, comprennent :

• L’analyse détaillée des processus de traitement des documents et archives physiques au sein de la CAA ;
• La proposition et la mise en œuvre des plans de classement, de conservation et des outils de gestion adaptés aux archivistes de la CAA
• L’élaboration de la numérisation d’une phase pilote d’archives existantes antérieures à septembre 2014 et effectuer leur importation dans la Gestion electronique des Documents(GED) ;
• L’estimation de la volumétrie et de la faisabilité à grande échelle des travaux de sécurisation des dossiers et de tous les archives de la CAA.

Les spécifications techniques de ces prestations sont détaillées dans la pièce N°5 (termes de référence) du présent DAO.

Le coût prévisionnel de l’opération à l’issue des études préalables est de 25 000 000 FCFA.

Les prestations sont subdivisées en un lot unique.

La participation à cet Appel d’Offres National est restreinte aux entreprises ci-après, présélectionnées à la suite de l’Avis d’Appel à Manifestation d’Intérêt  N°04776/CAA/DG/2016 du 04 Avril 2016. Il s'agit de: 

Les prestations, objet du présent Appel d'Offres Restreint, sont financées par le Budget de fonctionnement de la CAA de l’exercices 2016 sur la ligne d’imputation budgétaire 219 300 « SCHEMA DIRECTEUR INFORMATIQUE - AUTRES».

Le Dossier d'Appel d'Offres peut être consulté aux heures ouvrables au Service des Affaires Administratives et Budgetaires (SAB) de la CAA, située au 15^ème étage de l'immeuble SNI à Yaoundé, Tel :222 22 22 26/222 22 01 87,  dès publication du présent avis.

Le dossier d’Appel d’Offres peut être acquis au Service des Affaires Administratives et Budgetaires de la CAA (SAB), sise au 15^ème  étage de l’immeuble SNI, Tel :222 22 22 26/222 22 01 87, sur présentation d'un reçu de versement en espèce d'une somme non remboursable de 45 000 (Quarante cinq mille) FCFA, dans le compte N° 335 988 ouvert au nom de l'ARMP dans les livres des différentes agences de la BICEC.

Chaque offre rédigée en français ou en anglais, en sept (07) exemplaires dont un (01) original et six (06) copies, devra parvenir à la Caisse Autonome d'Amortissement sise au 15^ème  étage de l'immeuble SNI à Yaoundé au plus tard le 08/092016 à 14 heures précises, heure locale, sous pli fermé. 

Passé ce délai, aucun pli ne sera accepté. Aucune offre régulièrement déposée ne peut être ni modifiée, ni retirée. Chaque offre devra porter la mention :

 AVIS D’APPEL D’OFFRES NATIONAL RESTREINT EN PROCEDURE D’URGENCE

N° 12411/AONR/CAA/PU/CIPM/2016 DU 11/08/2016 POUR LA REALISATION DE LA PHASE PILOTE DE NUMERISATION DES ARCHIVES A LA CAISSE AUTONOME D’AMORTISSEMENT

« A N'OUVRIR QU'EN SEANCE DE DEPOUILLEMENT »

Le délai maximum  prévu par le Maître d’Ouvrage pour la réalisation des prestations objet du présent Appel d’offres est de trois (03) mois.

Sous peine de rejet, chaque soumissionnaire doit joindre à ses pièces administratives, une caution de soumission établie par une banque de premier ordre agréée par le Ministre chargé des finances et dont la liste figure dans la pièce 11 du DAO, d’ un montant de 500 000 (Cinq cent mille) FCFA et valable pendant trente (30) jours au-delà de la date de validité des offres.

Sous peine de rejet, les pièces administratives exigées dans le RPAO devront être impérativement produites en originaux ou en copies certifiées conformes par le service émetteur, conformément  aux  stipulations du Règlement Particulier de l’Appel d’Offres.

Elles devront obligatoirement dater de moins de trois (03) mois précédant la date de dépôt des offres ou avoir été établies postérieurement à la date de signature du dossier d’Appel d’Offres.

Toute offre non conforme aux prescriptions du Dossier d'Appel d'Offres sera déclarée irrecevable. L'absence de la caution de soumission délivrée par un établissement bancaire ou un organisme de premier ordre agréé par le Ministre chargé des finances  entraînera le rejet de l'offre.

L’ouverture des offres sera effectuée en deux (02) phases. La première phase consistera à l’ouverture des pieces administratives et techniques des offres par la Commission Interne de Passation des Marchés de la CAA (CIPM-CAA) siégeant dans sa salle de conférences sise au 15^ème étage de l’immeuble SNI, le 08/09/2016 à 15 heures, heure locale, en présence des soumissionnaires qui le désirent ou de leurs représentants dûment mandatés et ayant une parfaite connaissance du dossier.

La seconde phase, à savoir l’ouverture des offres financières des soumissionnaires qualifiés, aura lieu à une date ultérieure.

Critères éliminatoires

• Absence d’une pièce administrative 
• Fausse déclaration, subtitution ou falsification des Pièces ;
• Score technique inférieure à 80  points sur 100 ;
• Présence d’informations financières dans l’offre technique.

 Critères essentiels

L’évaluation des offres techniques sera faite suivant un système de notation à points basé sur les critères essentiels de qualification ci-dessous : 

Seuls les Soumissionnaires qui auront obtenu le score technique minimum ST de 80 points sur l’ensemble des critères essentiels seront jugés techniquement qualifiés et admis à l’analyse financière.

1-METHODE DE SELECTION DU CONSULTANT

Le consultant sera choisi par la méthode de  Sélection « Fondée sur la Qualité et le Coût ». La note globale sera calculée par la combinaison pondérée des scores techniques et financiers suivant la formule ci-après :

Les poids respectifs attribués aux Propositions technique (T)  et financière (P) sont :

T = 70%  et  P = 30 %

La formule utilisée pour établir les scores financiers est la suivante :

Sf = 100 x Fm / F,  (Sf étant le score financier, Fm le montant de la proposition la moinsdisante et F le montant de la proposition considérée).

La Note globale (N) sera calculée ainsi :

 ((Sf) = Score financier et (St) = Score technique).

Le soumissionnaire ayant obtenu la note globale la plus élevée sera attibutaire du marché.

Les soumissionnaires restent engagés par leur offre pendant quatre-vingt dix (90) jours à partir de la date limite fixée pour la remise des offres.

Les renseignements complémentaires peuvent être obtenus aux heures ouvrables, au Service des Affaires Administratives et Budgetaires de la CAA (SAB), situé au 15^ème étage de l’immeuble SNI à Yaoundé.

BP. : 7167 Yaoundé.

Tél. 00237 222 22 22 26 / 00237 222 22 01 87.

E-mail : caa@caa.cm avec copie à pbnkou@caa.cm