Le Ministre de l’Economie, de la Planification et de l’Aménagement du Territoire, Maître d’Ouvrage, lance un APPEL D’OFFRES NATIONAL RESTREINT,pour le recrutement d’un bureau d’études/cabinet en vue du transfert des compétences relatives au projet d'archivage numérique, en procédure d'urgence.

L’objectif du transfert de compétences est de rendre disponible le système de gestion électronique des documents et des archives au MINEPAT. De manière spécifique, il sera question de réaliser un transfert de compétences fonctionnelles et techniques permettant de donner au MINEPAT des outils nécessaire pour utiliser, administrer et mettre en exploitation le système de Gestion Électronique des Données dans son département ministériel.
Outre les actions de préparation et de restitution, les étapes suivantes sont envisagées:
Transfert de compétences fonctionnelles
Cette étape est constituée d’un ensemble d’activités à maitriser par le personnel de la SDDA en charge de la gestion des documents et archives et de ses points focaux, permettant de rendre le système fonctionnel. Il s’agit de :
 
- création des armoires de classement ;
- configuration des bannettes ;
- configuration du plan de classement ;
- configuration de l’assistant de classement ;
- configuration des habilitations et droits ;
- configuration du scanner selon les normes professionnelles ;
- configuration des paramètres d’archivage.
 
Transfert de compétences technique
Cette étape est constituée d’un ensemble d’activités à maitriser par les informaticiens du MINEPAT mis à la disposition de la SDDA pour ce projet et qui sont en charge des opérations d’administration permettant de rendre le système opérationnel.
 
Il s’agit de la :
- Installation du logiciel
- Redémarrage et arrêt des services utiles à l’application
- Configuration du serveur web et de base de données
- Gestion des utilisateurs et des droits
- Utilisation de la plateforme Redmine pour la remontée des bugs ou demandes

Les prestations de l’étude ne sont pas subdivisées en lots.

La participation au présent Appel d’Offres est restreinte aux Bureaux d’Études et cabinets retenus dans le cadre de l’Avis Général d’Appel a Manifestation d’Intérêt n°002/AGAMI/MINEPAT/SG/DAG/ SDB/SMP du 01 février 2017, dans la composante Informatique et ses sous composantes. Il s’agit:

Les prestations objet du présent Appel d'Offres sont financées par le Budget d’Investissement Public du Ministère de l’Economie, de la Planification et de l’Aménagement du Territoire (MINEPAT), exercice 2017.

Dès publication du présent Avis, le Dossier d’Appel d’Offres peut être consulté à la Direction des Affaires Générales, Service des Marchés Publics, porte 217, à l’immeuble rose du Ministère de l’Economie, de la Planification et de l’Aménagement du Territoire à Yaoundé, Tél. : 222 22 41 28.

Le Dossier d’Appel d’Offres peut être obtenu à la Direction des Affaires Générales, Service des Marchés Publics, porte 011, à l’immeuble rose du Ministère de l’Economie, de la Planification et de l’Aménagement du Territoire à Yaoundé, contre présentation de l’original de la quittance de versement au Trésor Public d’une somme non-remboursable de 80 000 (Quatre Vingt Mille) FCFA, représentant les frais d’acquisition du dossier.
Lors du retrait du Dossier, les soumissionnaires devront se faire enregistrer au Service des Marchés Publics du MINEPAT, en indiquant leur adresse complète (boîte postale, N° de téléphone, fax).

Chaque Offre, rédigée en français ou en anglais en sept (07) exemplaires dont un (01) original et six (06) copies marqués comme tels, devra être déposée à la porte 011, à l’immeuble rose du Ministère de l’Economie, de la Planification et de l’Aménagement du Territoire à Yaoundé, sis à l’adresse susmentionné, au plus tard le 29 Aout 2017 à 13 heures, heure locale, revêtue de la mention suivante:
 
APPEL D’OFFRES NATIONAL RESTREINT N°0045/AONR/MINEPAT/ CMSPM/2017 DU 02 AOUT 2017, POUR LE RECRUTEMENT D'UN CABINET EN CHARGE DU TRANSFERT DE COMPETENCE DU PROJET D'ARCHIVAGE NUMERIQUE AU MINEPAT? EN PROCEDURE D'URGENCE
                      « A N’OUVRIR QU’EN SEANCE DE DEPOUILLEMENT »

Le délai maximum d’exécution du marché, prévu par le Maître d'Ouvrage est de Trois (03) Mois, à compter de la date de notification de l’Ordre de Service de commencer les prestations.

Sous peine de rejet, chaque soumissionnaire doit joindre à ses pièces administratives, une caution de soumission établie par une banque de premier ordre agréée par le Ministère chargé des finances et dont la liste figure en annexe du DAO, précisant le montant forfaitaire de 900 000 (Neuf Cent Mille) FCFA et valable pendant trente (30) jours au-delà de la date originale de validité des offres.
 Les autres pièces administratives requises devront être impérativement produites en originaux ou en copies certifiées conformes par le service émetteur ou une autorité administrative Préfet, Sous-préfet, conformément aux stipulations du Règlement Particulier de l’Appel d’Offres.
Elles devront obligatoirement dater de moins de trois (03) mois précédant la date de dépôt des offres ou avoir été établies postérieurement à la date de signature de l’Avis d’Appel d’Offres.
 Toute offre non conforme aux prescriptions du présent avis et du Dossier d'Appel d'Offres sera déclarée irrecevable. Notamment l'absence de la caution de soumission délivrée par une banque de premier ordre agréée par le Ministère chargé des Finances ou le non-respect des modèles des pièces du Dossier d'Appel d'Offres, entraînera le rejet de l'offre.

Sous peine de rejet, les autres pièces du dossier administratif requises doivent être impérativement produites en originaux ou en copies certifiées conformes par le service  émetteur ou une autorité administrative, conformément aux stipulations du Règlement Particulier de l’Appel d’Offres.
 Elles devront obligatoirement dater de moins  de trois (03) mois précédant la date originale de dépôt des offres ou avoir été établies postérieurement à la date de signature de l’Avis d’Appel d’Offres.
 Toute offre incomplète conformément aux prescriptions du Dossier d'Appel d'Offres sera déclarée irrecevable. Notamment l'absence de la caution de soumission délivrée par une banque de premier ordre agréée par le Ministère chargé des Finances.

L’ouverture des offres se fera en deux temps, l’ouverture des offres administratives et techniques interviendra dans un premier temps, suivie dans un second temps de celle des offres financières des soumissionnaires ayant obtenu la note technique minimale requise.
 L'ouverture des pièces administratives et des offres techniques aura lieu le 29 Aout 2017 à 14 heures heure locale, par la Commission Ministérielle de Passation des Marchés Publics du Ministère de l’Economie, de la Planification et de l’Aménagement du Territoire, dans la salle B3 annexe 1 du MINEPAT, en présence des Soumissionnaires ou de leurs représentants dûment mandatés.
 Seuls les soumissionnaires peuvent assister à cette séance d'ouverture ou s'y faire représenter par une personne de leur choix dument mandatée.
 Celle des offres financières aura lieu au terme de l’analyse technique et ne concernera que les soumissionnaires ayant obtenu la note minimale de 70% des points.

Critères éliminatoires 
a)      Absence d’une pièce du dossier administratif ;
b)      Omission dans le bordereau des prix d’un prix unitaire quantifié ;
c)      La présence d’informations financières dans l’Offre technique ;
d)     Note technique Omission dans l’offre financière, d’un prix unitaire quantifié.
13.2.             Critères essentiels 
Offres techniques
L’évaluation des offres techniques sera faite par points sur la base des critères essentiels ci-dessous :
Présentation de l’Offre …………………………………………    05 points ;
Qualification du Chef de mission : ………………………………..30  points ;
Qualification du personnel clé en dehors du Chef de Mission  …   20 points ;
Références du Bureau d’Études : …………………………  ……..10 points ;
compréhension des TDR, méthodologie proposée : ….                   20 points ;
Moyens techniques et matériels à mettre en place : …………….     10 points ;
Capacité financière (supérieur ou égale à 10 000 000 FCFA) ……..05 points.
NB : les pièces administratives et techniques signées par les autorités administratives autres que celles désignées dans le DAO ne seront pas prises en compte.
Le personnel fonctionnaire devra présenter les pièces justificatives de sa mise à disposition.

Le Maître d’Ouvrage attribuera le Marché au Soumissionnaire dont l’Offre a été évaluée la mieux disante. La note Globale (NG) à attribuer au candidat sera calculée sur la base de la formule :
      NG = 70%NT + 30%NF
  où NT désigne la note technique et NF la note financière
 La note financière sera calculée de la manière suivante :
Note Financière (NF) = (100 x Fm/F)
Où Fm désigne le montant de l’Offre la mieux disante et F le montant de l’Offre notée.

Les soumissionnaires restent engagés par leur offre pendant 90 jours à partir de la date limite fixée pour la remise des offres.

Pour toute information complémentaire relative au présent Appel d’Offres, les entreprises intéressées peuvent s’adresser à la Direction des Affaires Générales au Ministère de l’Economie, de la Planification et de l’aménagement du Territoire, Service des Marchés Publics, Immeuble Rose, porte 217, Téléphone 222 22 41 28.