La République du Cameroun à travers l’Agence d’Electrification Rurale (AER) a conclu avec la Commission Européenne le contrat de subvention n°  FED/2014/342-830 en vue de la mise en œuvre de l’action intitulée Projet de Production Décentralisée d’Electricité et de Valorisation de l’Electrification Rurale pour l’Agriculture et le Développement Rural au Cameroun « Plan VER » en partenariat avec le Ministère de l’Agriculture et du Développement Rural (MINADER) et Le Fond Spécial d’Equipement et d’Intervention Intercommunal (FEICOM), et a l’intention d’utiliser une partie du montant de cette subvention pour effectuer les paiements au titre du contrat suivant : Choix d’un consultant en charge de l’élaboration du manuel des procédures administrative, financière et comptable pour le projet « Plan VER ».

Le présent manuel des procédures a pour but de décrire les systèmes et mécanismes de gestion administrative, budgétaire, financière et comptable et permet de :

-       fournir un cadre formel d’exécution des opérations à caractère administratif, budgétaire, financier et comptable;

-       décrire l’organisation financière et comptable du Projet ressortant l’enregistrement , le suivi de toutes les opérations comptables,  les engagements du projet, la tenue d’une comptabilité générale , auxiliaire et analytique intégrée avec les modules de contrôle budgétaire, l’établissement automatique des états financiers, le suivi des dépenses par source de financement et le suivi détaillé des coûts par composante d’activités ;

-       décrire les procédures de passation des marchés dans les conditions garantissant un contrôle interne efficace en formalisant les contrôles à effectuer au sein de la structure et en définissant les responsabilités, à chaque étape du circuit des documents de gestion ;

-       formaliser les contrôles à effectuer au sein de la structure et en définir les responsabilités à chaque étape du circuit des documents ;

-       décrire les procédures à mettre en œuvre par l’ensemble du personnel technique comptable et administratif ainsi que les tâches qui incombent à chacun ;

-       formaliser de façon optimale l’ensemble des moyens mis en œuvre (ressources financières, ressources matérielles et ressources humaines) ;

-       maîtriser les actions engagées et par conséquent comparer les moyens mis en œuvre aux résultats obtenus ;

-       former à cette discipline non seulement le personnel directement engagé dans l’exécution du projet, mais aussi l’ensemble des bénéficiaires de l’intervention ;

-       décrire les attributions de chaque membre de l’équipe de projet (missions, position dans la structure, tâches principale, profil) ;

-       décrire les modalités de gestion du personnel (statut, sélection ou recrutement, obligations, objectifs professionnels, mode d’évaluation, etc.), permettant ainsi une amélioration de la productivité du personnel impliqué dans la gestion du projet.

 Calendrier de soumission des différents rapports

L’étude s’étendra sur une durée maximum de un (01) mois (hors délais d’approbation des rapports) pour un crédit  temps d’intervention d’environ un (01) homme/mois.

Le Consultant fournira, au plus tard une semaine après la signature du contrat, un rapport de mise en œuvre indiquant clairement la démarche envisagée pour la conduite de la mission.

Le rapport provisoire sera établi en dix (10) exemplaires. Après la rédaction du rapport provisoire, une réunion de restitution sera organisée au niveau de la coordination avec les représentants des différentes parties prenantes du projet. Les amendements et observations issus de cette réunion devront permettre aux consultants de finaliser le rapport définitif.

A l’issue de la mission, le Consultant fournira un rapport final en dix (10) exemplaires, ainsi qu’une version électronique.

 Installations et responsabilités du consultant

Le consultant doit, dès notification de l’ordre de service de démarrer ses prestations, indiquer à l’unité de gestion du projet (UGP) une adresse (physique et numéro de téléphone,…) qui permettent de le joindre en tant que de besoin. Il prendra toutes les dispositions qui s’imposent pour la réussite de sa mission.

Responsabilités de l’UGP

L’UGP agira en tant que représentant du Maître d’Ouvrage de l’opération. Elle aura pour tâches essentielles de :

-       mettre à la disposition du Consultant toutes les informations susceptibles de l’aider dans la l’accomplissement de sa mission;

-       veiller à la réalisation des prestations dans le respect des normes, des textes en vigueur et des règles de l’art ;

-       liquider et acheminer dans les circuits administratifs de paiement, les factures des prestations du Consultant selon les termes du Contrat.

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Les consultants intéressés doivent présenter un dossier de candidature incluant les éléments ci-après :

• Pour la proposition technique :

-     Une lettre de manifestation d’intérêt mentionnant l’objet de la prestation ;

-     La méthodologie détaillée de mise en œuvre ;

-     Le planning de mise en œuvre ;

-     Le CV signé ;

-     Les attestations de bonne fin d’exécution pour des prestations similaires ;

• Une offre financière ;

La proposition doit être soumise sous pli fermé au siège de l’Agence d’Electrification Rurale (AER), sis à BASTOS NYLON au plus tard le 04 Septembre 2017 à 14h au secrétariat bureau du Coordonnateur du projet PLAN VER à la porte R16, dans une grande enveloppe avec le Mention « Soumission pour la confection d’un manuel de procédure du PLAN VER» contenant les deux parties de l’offre présentées dans deux enveloppes différentes.

Au terme de l’évaluation des offres techniques, les candidats ayant obtenu la note minimale de 75/100 points verront leurs offres financières évaluées.

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