Dans le but de l’amélioration du cadre de travail, le Directeur de l’Institut de Recherches Médicales et d’Etudes des Plantes Médicinales (IMPM) lance un Appel d'Offres National Restreint en Procédure d’Urgence pour l’élaboration du manuel de procédures administrative,  financière et comptable de l’IMPM.

 Le présent Marché s’inscrit dans la continuité de l’amélioration des performances à travers la dotation de l’IMPM d’un manuel de procédures administrative, financière et comptable et l’animation d’un séminaire dudit manuel.

Les prestations comprennent notamment :

-      La prise de connaissance des activités de l’Institut et la détermination de manière participative des contraintes et lacunes en matière de gestion administrative, comptable et financière ;

-      La proposition, la préparation et la validation d’une démarche méthodologique pour l’élaboration du manuel de procédures administratives, comptables et financières adapté aux missions de l’IMPM, avec un plan d’action détaillé des activités à traiter ;

-      L’évaluation du système de contrôle interne des procédures administratives, financières et comptables actuelles;

-      La rédaction et la codification des procédures administratives, financières et comptables adaptées aux missions de l’IMPM;

-      L’organisation et l’animation d’un séminaire d’appropriation qui regroupera tous les responsables de l’IMPM jusqu’au niveau de Chef de Bureau.

Le coût prévisionnel de la prestation à l’issue des études préalables est de 22.500.000 (Vingt deux millions cinq cent mille) Francs CFA Toutes Taxes Comprises.

Les présentes prestations sont regroupées en un (01) lot unique.

La participation au présent Appel d’Offres est ouverte à égalité de conditions  aux  Cabinets d’Etudes et aux Groupements camerounais, retenus à l’issue de l’Appel à Manifestation d’Intérêt N°001/AMI/IMPM/2017 du 29 juin 2017, et qui se trouvent sur la liste restreinte suivante :

Les prestations, objet du présent Appel d'Offres, sont financées par le Budget Contrat-Plan entre l’Etat du Cameroun/IMPM, Exercice  2017, Ligne 51-192-474-73-11-10-201000

Le Dossier d’Appel d’Offres peut être consulté aux heures ouvrables, à la Cellule des Marchés de l’IMPM, sise dans l’enceinte du MINRESI à NGOA EKELLE. Tél. : 678 571 353 et 691 711 556, dès publication du présent Avis.

Le Dossier d’Appel d’Offres peut être obtenu aux heures ouvrables à la Cellule des Marchés de l’IMPM, Tél. : 678 571 353 et 691 711 556, sise dans l’enceinte du MINRESI à NGOA EKELLE dès publication du présent Avis, sur présentation d’une quittance de versement au Compte d’Affectation Spécial CAS-ARMP n° 335988 ouvert à cet effet par l’ARMP dans les agences de la BICEC, d’une somme non remboursable de 50 000 (Cinquante mille) Francs CFA.

Chaque offre rédigée en français ou en anglais et en sept (07) exemplaires dont un (01) original et six (06) copies marquées comme tels, devra parvenir à la Cellule des Marchés Publics sise à NGOA EKELLE-Yaoundé, dans l’enceinte du Ministère de la Recherche Scientifique et de l’Innovation, au plus tard le 03 Novembre 2017 à 13 heures précises et devra porter la mention :

« APPEL D’OFFRES NATIONAL RESTREINT EN PROCEDURE D’URGENCE N°008/AONR/IMPM/CIPM/2017 DU 11 OCTOBRE .2017 POUR L’ELABORATION D’UN MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVE, FINANCIERE ET COMPTABLE ET L’ANIMATION D’UN SEMINAIRE D’APPROPRIATION DUDIT MANUEL »

 « A n'ouvrir qu'en séance de dépouillement »

Le délai maximum prévu par le Maître d’Ouvrage pour la réalisation des prestations objet du présent Appel d’Offres est de trois (03) mois.

Les offres devront être accompagnées d’un cautionnement provisoire établi selon le modèle indiqué dans le Dossier d’Appel d’Offres, par un établissement bancaire de premier ordre agréé par le Ministre en charge des Finances et dont le montant est de Quatre cent cinquante mille (450.000) Francs CFA.

Le cautionnement provisoire, devra être valide pendant quatre vingt dix (90) jours, à compter de la date limite de remise des offres.

L’absence du cautionnement provisoire dans le dossier de soumission entraîne l’élimination de l’offre.

Le cautionnement provisoire sera libéré d’office au-delà du trentième (30e) jour après l’expiration de la validité des offres pour les soumissionnaires n’ayant pas été retenus. Dans le cas où le soumissionnaire est adjudicataire du marché, le cautionnement provisoire sera libéré après constitution du cautionnement définitif.

Les chèques bancaires même certifiés ne sont pas acceptés en lieu et place du cautionnement provisoire.

 Présentation des offres

Les documents constituant l’offre seront répartis en trois volumes ci-après, placés sous double enveloppe  dont :

-      L’enveloppe A contenant les  pièces administratives (volume 1) ;

-      L’enveloppe B contenant l’Offre technique (Volume 2) ;

-      L’enveloppe C contenant l’Offre financière (Volume 3).

Toutes les pièces constitutives des offres (Enveloppes A, B et C), seront placées dans une grande  enveloppe extérieure scellée portant uniquement la mention de l’Appel d’Offres en cause. Les différentes pièces de chaque offre seront numérotées dans l’ordre du DAO et séparées par des intercalaires de couleur identique autre que la blanche.

Les offres parvenues après la date et l’heure de dépôt des offres ou celles ne respectant pas le mode de séparation de l’offre financière des offres administratives et techniques seront irrecevables.

Chaque soumissionnaire devra joindre à ses pièces administratives, une caution de soumission établie par une banque de premier ordre agréée par le Ministère chargé des finances et dont la liste figure dans la pièce 10 du DAO, d'un montant de : 450.000 (Quatre cent cinquante mille) Francs CFA.

Cette caution doit  être valable pendant trente (30) jours au-delà de la date initiale de validité des offres.

Sous peine de rejet, les autres pièces administratives requises devront être impérativement produites en originaux ou en copies certifiées conformes par le service émetteur ou une autorité administrative conformément aux stipulations du Règlement Particulier de l’Appel d’Offres.

Elles devront obligatoirement dater de moins de trois (03) mois précédant la date initiale de dépôt des offres ou avoir été établies postérieurement à la date de signature de l’Avis d’Appel d’Offres.

Toute offre non conforme aux prescriptions du présent Dossier d’Appel d’Offres sera déclarée irrecevable, notamment l’absence de caution de soumission délivrée par une banque de premier ordre agréée par le Ministère en charge des Finances.

L’ouverture des offres se fera en deux temps. L’ouverture des offres administratives et techniques interviendra dans un premier temps, suivie dans un second temps de celle des offres financières des soumissionnaires ayant obtenu la note technique minimale requise.

L’ouverture des pièces administratives et des offres techniques, aura lieu le 03 Novembre 2017 à 14 heures précises dans la salle de Réunion de l’IMPM sise à NGOA EKELLE-Yaoundé, dans l’enceinte du Ministère de la Recherche Scientifique et de l’Innovation par la Commission Interne Passation des Marchés.

Seuls les soumissionnaires peuvent assister à cette séance d'ouverture ou s'y faire représenter par une personne de leur choix dument mandatée.

Celle des offres financières aura lieu au terme de l’analyse technique et ne concernera que les soumissionnaires ayant obtenu la note minimale de 70% des points.

Les critères d’évaluation sont constitués de deux types : les critères éliminatoires et les critères essentiels.

15.1. Critères éliminatoires :

-     Absence d’une pièce du dossier administratif;

-     Production d’une pièce falsifiée ou fausse déclaration ; 

-     Présence d’informations financières dans l’offre technique ;

-     N’avoir jamais réalisé des prestations similaires.

-     Omission dans le bordereau des prix d’un prix unitaire quantifié ;

-     Présence du CV d’un Agent Public sans présentation de tous les documents susceptibles de justifier sa libération de la Fonction Publique;

-     Note technique inférieure à 70/100.

15.2. Critères de qualification :

L’évaluation des offres techniques sera faite par points sur la base des critères essentiels ci-dessous :

-     Organisation et méthodologie proposées / 30 points;

-     Personnel d’encadrement proposé, CV, expérience et méthodologie / 50 points;

-     Références et capacité technique du prestataire / 20 points.

a.)    Evaluation des offres techniques

Les offres techniques seront évaluées par points et en fonction des critères essentiels ci-après :

Les offres techniques n’ayant pas satisfait à au moins 70 pour 100 des critères lors de l’analyse technique seront jugées techniquement non qualifiés et ne pourront pas accéder à l’analyse financière.

b.)    Evaluation des offres financières

Elle consistera à :

-     Vérifier les montants en chiffres et en lettres et à apporter les corrections nécessaires ;

-     Classer les offres du mieux disant au plus disant ;

-     Capacité de préfinancement appropriée

La monnaie utilisée est le Francs CFA

Le Maître d’ouvrage attribuera le Marché au Soumissionnaire dont l’Offre a été évaluée la mieux disante par combinaison des critères techniques et financiers selon la formule suivante :

Note finale =    (80 x Note technique) + (20 x Note financière).

                                                               100

La note financière sera calculée de la manière suivante :

Note Financière (NF) = (100 x Fm/F)

Où Fm désigne montant de l’Offre la moins disante et F le montant de l’Offre notée.

a.)    la note de l’offre complète dont le prix est le plus bas : 100 points.

b.)    la note des autres offres recevables pour cette rubrique sera calculée en divisant le prix le plus bas par le prix de l’offre considérée et en multipliant le résultat par 80 ;

c.)    Ns = 100 x Pb/Ps. où Pb désigne le prix le plus bas et Ps le prix de l’offre considérée.

Les soumissionnaires restent engagés par leur offre pendant quatre vingt dix (90) jours à partir de la date limite fixée pour la remise des offres.

Les renseignements complémentaires peuvent être obtenus aux heures ouvrables, auprès de la Cellule des Marchés Publics de l’IMPM sise à NGOA EKELLE-Yaoundé, dans l’enceinte du Ministère de la Recherche Scientifique et de l’Innovation,  ou aux contacts suivants : Tél. : 678 571 353/691 711 556.